Kapan Menggunakan RCPS, Fishbone, dan SWOT?

Saya tiba-tiba tertarik untuk mengulas 3 (tiga) perangkat analisis yang paling sering digunakan oleh para peserta pembelajaran yang sedang menulis paper/project assignment mereka. Sering sekali mereka mendapat pertanyaan apa perbedaan 3 (tiga) perangkat analisis itu. Rata-rata mereka menjawab sama saja. Jawaban “sama saja” itulah yang sering sekali membuat mereka harus merevisi tulisan mereka pada saat ujian dan tak sedikit juga dari mereka yang gagal lulus karena hal ini. Mengapa demikian? Karena apabila analisisnya sudah salah, maka besar kemungkinan project yang akan dieksekusi sudah pasti akan salah juga. Belum lagi saya pernah melihat tulisan peserta yang menuliskan 3 (tiga) perangkat itu sekaligus, namun tidak ada hubungannya sama sekali antara analisis hasil SWOT, Fishbone, dan RCPS. Melalui ulasan singkat ini, besar harapan dapat membantu para penulis paper/project assignment dalam menggunakan perangkat analisis sesuai kebutuhan.

    

1.       SWOT / TOWS

Adalah perangkat analisis untuk perencanaan strategis yang sering digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Kapankah sebaiknya perangkat ini digunakan? 

Perangkat ini digunakan ketika kita ingin menghubungkan antara sasaran organisasi dan strategi menjadi rencana aksi yang harus dieksekusi oleh pegawai. Perangkat ini umumnya digunakan pada tingkatan manajerial.

Contoh:

• Sasaran organisasi: Meningkatkan Penjualan tahun 2017 terhadap tahun 2016 sebesar 7%
• Strengths: Memiliki Mesin Produksi Terbaru
• Weaknesses: Pegawai Belum Kompeten dalam Mengoperasikan Mesin Produksi Terbaru
• Opportunities: Adanya Kebijakan Subsidi dari Pemerintah berpotensi Daya Beli Masyarakat Meningkat
• Threats: Pesaing menawarkan produk/jasa dengan harga yang lebih murah

SWOT atau TOWS membantu kita untuk menemukan strategi yang akan kita pilih agar tujuan kita dapat tercapai. Perbedaan SWOT dan TOWS hanya pada penekanannya saja, jika SWOT ditekankan pada faktor internal, maka TOWS lebih ditekankan pada faktor eksternal. Tujuan akhir dari analisis ini adalah memberikan alternatif stratejik terhadap 4 (empat) hal:

1. Bagaimana menggunakan kekuatan untuk mengambil keuntungan terhadap peluang?
2. Bagaimana mengambil keuntungan dengan kekuatan yang dimiliki untuk menghindari ancaman?
3. Bagaimana mengambil keuntungan dari peluang yang ada untuk mengatasi kelemahan?
4. Bagaimana mengurangi kelemahan dan menghindari ancaman?

2.       Fishbone.

Biasa disebut juga Cause–and–Effect Diagram, Ishikawa Diagram. Kapankah sebaiknya perangkat ini digunakan? Perangkat ini digunakan ketika kita ingin mencari kemungkinan penyebab dari sebuah masalah. Artinya adalah kita sudah mengetahui masalah namun belum mengetahuinya. Fishbone haruslah diawali dengan problem statement yang telah disepakai bersama oleh tim. 

Peyebab dari masalah dapat dilakukan melalui brainstorming terhadap beberapa kategori, contoh umum yang biasa dipakai sebagai berikut:

• Industri Manufaktur (6M): Mesin, Metode, Material, Pengukuran (Measurement), Manusia, Lingkungan (Environment/Mother Nature)
• Industri Jasa (4P): Kebijakan (Policies), Prosedur, Manusia (People), Teknologi (Plant)
• Bauran Pemasaran (7P): Place, Price, Promotion, People, Process, Physical Environment, Product
• dll, sesuai dengan kondisi yang relevan di tempat kita.

Untuk mencari penyebab dari masing-masing kategori, gunakan pertanyaan mengapa? (why?)

Contoh:

Problem Statement (Effect): Tingkat Penjualan tahun 2016 terhadap tahun 2015 menurun 5%

·         Causes: Manusia

·        Why? Pegawai marketing yang baru tidak mencapai target penjualan

·           Why? Pegawai marketing yang baru belum memahami product knowledge

3.       RCPS (Root Cause Problem Solving)

Biasa disebut juga diagram pohon atau 5 Whys. Kapankah sebaiknya perangkat ini digunakan? Perangkat ini digunakan ketika kita ingin mengetahui akar masalah dari sebuah masalah. Perhatikan statement “ingin mengetahui akar masalah” vs “ingin mencari kemungkinan penyebab”. 

RCPS lebih mencari penyebab masalah berdasarkan data-data atau fakta, bukan berdasarkan asumsi/perkiraan. Untuk mencari penyebab masalah dilakukan dengan pertanyaan mengapa? (why?) sampai dengan 5 (lima) kali. Perangkat ini sangat efektif digunakan untuk mengatasi permasalahan sederhana dan sedang, namun harus berhati-hati jika masalah yang diatasi cukup kompleks. RCPS akan sangat efektif bila melibatkan orang-orang yang sangat akrab (familiar) dengan detil permasalahan. Sangat disarankan untuk melibatkan orang-orang yang berpengalaman terhadap proses yang akan diperiksa atau orang lapangan tempat masalah tersebut terjadi. Perangkat ini umumnya digunakan pada tingkatan supervisori.

Apabila masalah yang akan diperiksa cukup kompleks, dapat digunakan penggabungan teknik Fishbone dan RCPS (5 Whys). Dengan penggabungan teknik ini diharapkan masalah berulang tidak akan terjadi lagi.

Contoh: 

Tingkat Penjualan tahun 2016 terhadap tahun 2015 menurun 5% ternyata terjadi karena 3 hal, yaitu: mesin, metode, manusia.

Penjualan menurun karena adanya penurunan volume produksi, dan hal tersebut terjadi karena:

1. Mesin: adanya mesin produksi tipe baru
2. Metode: belum ada SOP pengoperasian mesin yang baru
3. Manusia: operator mesin baru belum 100% mendapatkan training tentang cara pengoperasian mesin

Kesimpulan:

1. Penggunaan SWOT/TOWS berangkat dari Sasaran Organisasi, umum digunakan pada saat perencanaan, contoh: Bagaimana cara Meningkatkan Penjualan tahun 2017 terhadap tahun 2016 sebesar 7%?
2. Penggunaan Fishbone dan RCPS berangkat dari problem statement / masalah, umum digunakan saat menemukan masalah atau mengetahui masalah namun belum mengetahui penyebabnya, contoh: Mengapa Tingkat Penjualan tahun 2016 terhadap tahun 2015 menurun 5%? Bagaimana cara mengatasi masalah tersebut? Atau Bagaimana agar masalah tersebut tidak berulang?
3. Urutan analisis dari makro ke mikro adalah SWOT/TOWS – Fishbone – RCPS. Tingkatan Manajerial pada umumnya menggunakan SWOT/TOWS, sementara Tingkatan Supervisori pada umumnya menggunakan RCPS.
4. Jika ketiga perangkat analisis akan digunakan, maka urutannya adalah SWOT/TOWS dan dapat dilanjutkan dengan Fishbone + RCPS (5Whys). Penggunaan salah satu perangkat analisis sudah sangat cukup apabila didukung oleh data-data yang valid. Tidak perlu dipaksakan sampai dengan menggunakan 3 (tiga) perangkat analisis sekaligus apabila sudah cukup/sangat yakin terhadap sebuah perangkat analisis yang dipilih.
5. Jika dua perangkat analisis akan digunakan, maka kombinasinya adalah:

• SWOT/TOWS dan Fishbone

• SWOT/TOWS dan RCPS

• Fishbone dan RCPS. 

Apabila SWOT/TOWS digunakan, maka pastikan alternatif solusi dari Fishbone maupun RCPS sama dengan/memperkuat strategi yang dihasilkan dari analisis SWOT/TOWS.

Demikianlah ulasan singkat tentang SWOT, Fishbone, dan RCPS berdasarkan referensi dan pengalaman dari penulis selama proses pembimbingan dan ujian paper/project assignment. Semoga dapat sedikit mencerahkan bagi siapapun yang kelak akan membutuhkannya.

Penulis: Ridho Hutomo